Diligência em Cartório: O que é e Como Facilitar Processos

A primeira razão para abordar o tema da diligência em cartório consiste em entender sua importância para garantir a segurança jurídica e autenticidade dos documentos e processos legais. 

Os cartórios são instituições fundamentais para a organização e registro de diversos tipos de informações, como documentos pessoais, registros imobiliários e títulos de crédito. Pensando na relevância da temática, os advogados do escritório Galvão & Silva Advocacia elaboraram este artigo.

O que é diligência em cartório?

A diligência em cartório refere-se a uma atividade ou procedimento realizado a fim de obter informações, documentos ou realizar alguma tarefa específica relacionada a um processo ou serviço requerido pelos clientes.

Essas diligências podem incluir, por exemplo:

• Busca de documentos: Quando alguém necessita de um documento específico arquivado no cartório mas não pode comparecer pessoalmente, um advogado ou correspondente jurídico pode ser designado para buscar esse documento nos registros;
• Notificação ou citação: Quando uma pessoa precisa ser notificada oficialmente sobre alguma questão legal, o cartório pode realizar a diligência de entregar a notificação ou a citação ao destinatário;
• Verificação de informações: Em algumas situações, é necessário verificar informações específicas em documentos arquivados no cartório para comprovar fatos ou históricos;
• Autenticação de documentos: Pode ser necessário que um funcionário do cartório autentique documentos como cópias, reconhecendo sua autenticidade;
• Registro de imóveis: Nas transações imobiliárias, como compra e venda de propriedades, o cartório realiza diligências para verificar a situação legal do imóvel, sua titularidade e eventuais ônus ou gravames;
• Protesto de títulos: Quando um título de crédito não é pago, o cartório pode proceder à diligência de protestar esse título, tornando-o público e formalizando o não pagamento.

As diligências em cartório são essenciais para garantir a legalidade e autenticidade dos documentos e procedimentos realizados, oferecendo segurança jurídica às partes envolvidas. É importante ressaltar que as práticas e procedimentos podem variar de acordo com as leis e regulamentos locais, já que cada país ou região pode ter suas próprias regras para cartórios e serviços notariais.

Quais são os prazos e custos envolvidos na realização de uma diligência em cartório?

No Brasil, os prazos e custos envolvidos na realização de uma diligência em cartório podem variar significativamente, pois são estabelecidos por legislações estaduais ou municipais, além de dependerem do tipo de diligência solicitada e das normas internas de cada cartório.

Quanto aos custos, os cartórios públicos têm tabelas de emolumentos que estabelecem os valores cobrados pelos serviços prestados. Essas tabelas são definidas por órgãos competentes e podem variar de acordo com o estado ou município. 

Os custos de uma diligência em cartório são calculados com base no tipo de serviço solicitado, na quantidade de documentos pesquisados ou obtidos, no trabalho realizado pelos funcionários do cartório e em outros fatores relacionados.

Quanto aos prazos, normalmente, as diligências mais simples podem ser realizadas em um prazo de alguns dias úteis. No entanto, diligências mais complexas ou que envolvam a busca de documentos em vários registros podem levar mais tempo, podendo variar de algumas semanas a meses.

É fundamental estar atento às normas e regulamentações específicas de cada estado ou município, pois podem haver variações nas taxas e prazos em diferentes regiões do país. Por isso, é sempre aconselhável verificar diretamente com o cartório ou consultar um profissional jurídico para obter informações atualizadas e precisas sobre os prazos e custos de uma diligência em cartório no Brasil.

Quais são as responsabilidades do funcionário do cartório durante a diligência?

As responsabilidades do funcionário do cartório durante a diligência são fundamentais para garantir a precisão, integridade e legalidade das informações e documentos obtidos. Algumas das principais responsabilidades incluem:

Cumprir o objetivo da diligência

O funcionário do cartório deve seguir estritamente as instruções e o objetivo definido para a diligência. Isso significa realizar a tarefa conforme solicitado pelo requerente, seja a busca de documentos específicos, a autenticação de cópias ou qualquer outra atividade designada.

Verificar a autenticidade dos documentos

Caso a diligência envolva a autenticação ou obtenção de cópias de documentos, o funcionário deve verificar cuidadosamente a autenticidade desses documentos, garantindo que estejam em conformidade com os originais e com as normas estabelecidas pelo cartório.

Preservar a confidencialidade e privacidade

O funcionário do cartório deve tratar todas as informações obtidas durante a diligência com a devida confidencialidade, evitando divulgações não autorizadas de dados pessoais ou informações sensíveis.

Seguir procedimentos e práticas internas

Cada cartório possui seus próprios procedimentos e práticas para realizar diligências. O funcionário deve aderir a essas políticas internas, garantindo que a diligência seja conduzida de acordo com as normas do cartório e a legislação aplicável.

Registrar adequadamente as informações

O funcionário do cartório deve documentar todos os detalhes relevantes da diligência, incluindo as informações obtidas, os documentos pesquisados e quaisquer resultados relevantes. Manter registros precisos é essencial para a transparência e prestação de contas.

Zelar pela segurança dos documentos

Durante o transporte ou manuseio de documentos, o funcionário do cartório deve tomar precauções para garantir a segurança e integridade dos mesmos, evitando extravios, danos ou acesso não autorizado.

Atender ao cliente de forma profissional

O funcionário deve tratar os requerentes de forma cortês, prestativa e profissional, esclarecendo dúvidas e fornecendo informações relevantes sobre o andamento da diligência.

Essas são algumas das principais responsabilidades do funcionário do cartório durante a realização de uma diligência. É importante que ele esteja bem treinado e conheça as normas e procedimentos específicos do cartório para garantir a qualidade e eficiência do serviço prestado.

É possível solicitar uma diligência em cartório de forma remota ou online?

É possível solicitar uma diligência em cartório de forma remota ou online em muitos casos. Com o avanço da tecnologia, muitos cartórios têm adotado sistemas e plataformas online que permitem que os clientes solicitem serviços à distância.

A viabilidade e os procedimentos específicos podem variar de acordo com cada cartório e região, mas, em geral, as diligências que envolvem busca e obtenção de documentos podem ser solicitadas remotamente. Alguns dos serviços disponíveis para solicitação online podem incluir:

Emissão de certidões

Em diversos cartórios, é possível solicitar certidões online, como certidões de nascimento, casamento e óbito.

Autenticação de documentos

Alguns cartórios oferecem serviços de autenticação de cópias online, onde o cliente pode enviar os documentos digitalizados e solicitar a autenticação de forma remota.

Busca de documentos

Em alguns casos, é possível solicitar a busca de documentos específicos nos registros do cartório através de formulários eletrônicos.

Protesto de títulos

Em alguns estados brasileiros, é possível realizar o protesto de títulos de forma eletrônica, evitando a necessidade de comparecer pessoalmente ao cartório. No entanto, é importante ressaltar que nem todos os serviços podem estar disponíveis para solicitação online em todos os cartórios. 

Ademais, em alguns casos, mesmo que seja possível iniciar a solicitação online, pode ser necessário comparecer pessoalmente ao cartório para finalizar o processo, especialmente em diligências mais complexas ou que envolvam procedimentos presenciais obrigatórios.

Para obter informações precisas sobre os serviços disponíveis para solicitação online em um cartório específico, é recomendado acessar o site oficial do cartório em questão ou entrar em contato com o atendimento ao cliente para verificar as opções disponíveis e os procedimentos a serem seguidos.

Importância de um advogado em casos de diligência em cartório 

A presença de um advogado em casos de diligência em cartório pode ser de extrema importância e trazer diversas vantagens para os clientes. Alguns pontos relevantes são:

Assessoria jurídica

O advogado é o profissional habilitado a interpretar a legislação e orientar o cliente sobre os procedimentos adequados durante a diligência em cartório. Ele pode esclarecer dúvidas, fornecer informações jurídicas relevantes e garantir que todos os aspectos legais sejam devidamente atendidos.

Conhecimento especializado

Os advogados possuem conhecimento específico sobre os procedimentos e práticas dos cartórios, bem como sobre os requisitos legais para a obtenção de documentos e a realização de diversas diligências. Isso pode evitar erros, atrasos e garantir que a diligência seja conduzida de maneira eficiente.

Interpretação de documentos 

Em muitos casos, é necessário interpretar documentos legais ou técnicos durante uma diligência em cartório. O advogado possui habilidades para analisar esses documentos e extrair informações relevantes para o caso.

Argumentação e negociação

Em situações em que pode haver divergências ou obstáculos durante a diligência, o advogado está apto a argumentar e negociar com os funcionários do cartório ou outras partes envolvidas, buscando soluções adequadas e preservando os interesses do cliente.

Em suma, a presença de um advogado durante a diligência em cartório traz segurança, expertise jurídica e um profissional que pode agir em defesa dos interesses do cliente, além de garantir que todos os procedimentos estejam em conformidade com a legislação vigente. 

No entanto, é importante ressaltar que nem todas as diligências exigem a presença obrigatória de um advogado, mas, em muitos casos, contar com o apoio de um profissional qualificado pode ser benéfico e garantir uma melhor condução do processo.

Ter um advogado experiente ao lado é essencial para enfrentar efetivamente as questões legais envolvidas. Ficou interessado no assunto? Nosso escritório de advocacia, Galvão & Silva Advocacia, é especialista em diligência em cartório, com profissionais altamente qualificados, prezamos pela excelência e pela satisfação dos nossos clientes. Entre em contato agora mesmo, nossos profissionais terão prazer em ajudar você!