Como reduzir custos na empresa: Analises e Gestão

Você já se pegou olhando para as finanças da sua empresa e se perguntando como poderia reduzir os custos na empresa sem prejudicar a qualidade dos seus produtos ou serviços? Diante de uma carga tributária pesada, despesas operacionais, de mão de obra e tantos custos fixos, reduzir custos na empresa e alocar os recursos adequadamente faz parte do dia a dia de qualquer empresário.

A gestão eficaz de custos é fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Segundo dados baseados em estatísticas da Receita Federal e recentemente publicadas no portal do SEBRAE, cerca de 60% das empresas fecham suas portas nos primeiros cinco anos de operação devido, em grande parte, a problemas financeiros, incluindo altos custos operacionais. 

Logo, para evitar se tornar uma estatística negativa, as empresas devem adotar estratégias inteligentes de redução de custos que não afetem negativamente a qualidade de seus produtos ou serviços

Afinal, o crescimento e a sobrevivência do negócio a longo prazo dependem de tudo isso. Neste artigo, vamos explorar estratégias práticas e eficazes para cortar gastos sem cortar qualidade, e ajudar você a alcançar o equilíbrio perfeito entre eficiência financeira e sucesso empresarial. Vamos lá!

Qual a melhor forma de reduzir custos?

Atualmente, todos os mercados são altamente competitivos e isso exige planejamento sobre o risco dos custos. O controle e planejamento de custos é condição sine qua non para sobrevivência de qualquer negócio. Há diversas formas de fazer isso, mas o início de tudo é o planejamento detalhado e o gerenciamento de todas as despesas envolvidas nas operações. Confira agora algumas formas de reduzir custos na empresa sem prejudicar a qualidade das entregas:

Análise das Despesas Fixas

O primeiro passo na redução de custos é uma análise minuciosa das despesas fixas. Isso inclui despesas como aluguel, energia elétrica, água e Internet. Negociar contratos para obter condições de pagamento mais vantajosas e avaliar a possibilidade de mudança para espaços mais econômicos são passos iniciais importantes.

Gestão de Pessoal Eficiente

A gestão de pessoal é uma área onde os custos são altos no Brasil, devido à legislação trabalhista vigente. Por esse motivo, avaliar a eficiência da equipe, eliminar retrabalho e evitar contratações desnecessárias são práticas que otimizam os custos de mão de obra. 

Além disso, é possível ainda implantar jornadas de trabalho flexíveis, dentro dos limites legais, para que essa prática não acarrete a geração de passivos trabalhistas, bem como a utilização de trabalhadores temporários.

Teletrabalho

O teletrabalho é uma opção que reduz custos de espaço e de materiais e insumos de escritório, que em alguns casos aumenta a produtividade. Isso porque atualmente, grande parte das pessoas preferem trabalhar remotamente ou no modelo híbrido para poder conciliar sua vida pessoal e familiar com o trabalho.

Eficiência Energética

A energia é outra fonte de custos, por isso, investir em eficiência energética, isso é possível com a contratação de pessoal especializado que possa estimar o tempo de retorno deste investimento.

Negociação com Fornecedores

A negociação constante com fornecedores por preços melhores e prazos de pagamento mais longos é uma estratégia eficaz para reduzir os custos de aquisição de materiais e serviços.

Como Reduzir Custos com Funcionários?

Os custos de mão de obra no Brasil impactam de forma significativa os negócios, daí a importância de adotar estratégias a agir de forma organizada para minimizar tais custos. Confira agora algumas dessas estratégias:

Revisão da Estrutura Organizacional

Para reduzir custos relacionados aos funcionários, é fundamental revisar a estrutura organizacional da empresa. Isso envolve a análise das funções e responsabilidades de cada colaborador, identificando e eliminando retrabalhos e otimizando processos.

Programas de Demissão Voluntária (PDVs)

A implementação de programas de demissão voluntária, oferecendo incentivos financeiros e benefícios adicionais aos funcionários que optem por deixar a empresa voluntariamente, pode ser uma alternativa melhor do que as demissões convencionais, que costumam prejudicar o clima organizacional, o que por sua vez, pode afetar a produtividade, surtindo efeito contrário ao desejado.

Redução da Jornada de Trabalho

A redução temporária da jornada de trabalho, com uma correspondente redução salarial, é uma estratégia legal no Brasil e faz com que a empresa economize em custos com a folha de pagamentos sem a necessidade de demitir seus colaboradores.

Contratação Flexível

A contratação de funcionários em regime de tempo parcial, freelancers ou temporários, de acordo com as necessidades da empresa, permite um ajuste mais flexível da força de trabalho, evitando custos desnecessários. 

No entanto, neste caso é de extrema importância observar a legislação trabalhista vigente para que a pretensa redução não se transforme em um imenso passivo trabalhista no futuro causando ainda mais prejuízos.

Quais são as Principais Ações de Redução de Custos?

Além das estratégias já mencionadas, existem outras ações-chave que podem contribuir significativamente para a redução de custos:

Automatização de Processos

A automatização de tarefas repetitivas e demoradas é uma forma de reduzir significativamente os custos operacionais. A implementação de sistemas de automação de processos, como a gestão de fluxo de trabalho e sistemas de atendimento ao cliente, reduz a necessidade de contratação de pessoal adicional e otimiza o tempo, o que, consequentemente reduz a necessidade de realização de horas extras, por exemplo.

Avaliação de Produtos e Fornecedores

Avaliar constantemente os produtos e fornecedores utilizados pela empresa é fundamental para identificar oportunidades de redução de custos. Isso envolve a pesquisa de alternativas mais econômicas, a negociação de preços com fornecedores existentes e a busca por produtos ou serviços que atendam às necessidades da empresa a um custo mais baixo.

Treinamento e Desenvolvimento 

Investir em treinamento e desenvolvimento de pessoal pode parecer um gasto inicial, mas pode resultar em economias a longo prazo. Funcionários mais bem treinados tendem a ser mais eficientes em suas funções, reduzindo erros e melhorando a produtividade geral da empresa.

Redução de Desperdícios 

A eliminação de desperdícios em processos de produção e a redução de estoques excessivos também geram impacto direto nos custos operacionais. Uma gestão eficiente de estoque, acompanhada de perto para evitar a obsolescência e o desperdício, ajuda a otimizar o capital de giro e a reduzir custos de armazenagem.

Economia de Energia 

Investir em práticas sustentáveis de economia de energia contribui para um ambiente mais ecológico, além de gerar economia. A adoção de fontes de energia renovável, o uso de iluminação LED e a otimização do uso de equipamentos elétricos são exemplos de medidas que reduzem custos energéticos.

Análise de Rentabilidade de Produtos ou Serviços

Nem todos os produtos ou serviços que uma empresa oferece são igualmente rentáveis. Realizar uma análise detalhada da rentabilidade de cada produto ou serviço oferecido no mercado, é uma forma de identificar quais devem ser mantidos, otimizados ou descontinuados, focando os recursos onde eles têm o maior impacto positivo nos resultados financeiros.

Negociação de Contratos 

A negociação constante de contratos e acordos com parceiros comerciais, como locadores, seguradoras e prestadores de serviços, pode gerar reduções significativas de custos. Por esse motivo, é preciso rever regularmente os termos e condições desses contratos, e entender se  continuam sendo vantajosos para a empresa.

Como Reduzir os Custos de Estoque?

A gestão eficaz do estoque evita custos desnecessários. Isso inclui o uso de sistemas de controle de estoque em tempo real, evitando a compra de produtos que ainda estão no estoque, organizar o estoque em ordem cronológica, realizar contagens periódicas de produtos estocados, planejar o layout do estoque de forma adequada às necessidades, além da negociação constante com fornecedores para obter condições mais vantajosas, conforme mencionado anteriormente.

Como Reduzir Custos em RH?

Investir em treinamento para aumentar a eficiência dos funcionários, otimizar os processos de recrutamento e utilizar tecnologias que automatizem as tarefas de RH são estratégias que podem resultar em economias nessa área.

Destacamos cinco estratégias práticas para reduzir custos na área de RH e, ao mesmo tempo, otimizar os recursos da organização, confira:

• Automatização de Processos;
• Flexibilizar as Jornadas de Trabalho;
• Adotar o Banco de Horas;
• Férias Coletivas;
• Treinamentos;

Além disso, é possível pensar no RH como um setor estratégico e adotar práticas consagradas como gestão por competências, por exemplo.

Como Reduzir Custos Logísticos da Empresa?

A otimização da logística, como a escolha de rotas mais eficientes e a melhoria dos prazos de entrega, são algumas das ações que reduzem significativamente os custos de transporte e armazenagem.

Isso porque a eficiência logística influencia fortemente na redução de custos operacionais. Além das estratégias mencionadas anteriormente, confira agora mais algumas para diminuir os custos logísticos de sua empresa:

Roteirização Inteligente

Uma das maneiras mais eficazes de reduzir os custos de transporte é através da roteirização inteligente. Isso envolve o planejamento de rotas otimizadas para entregas e coletas, levando em consideração fatores como tráfego, distância e horários. Utilizar software de roteirização é uma solução valiosa, permitindo que você minimize o tempo de viagem e, consequentemente, os custos de combustível e manutenção de veículos.

Parcerias Estratégicas

Considere estabelecer parcerias estratégicas com outras empresas que compartilham rotas ou destinos semelhantes. A consolidação de cargas e a colaboração com parceiros logísticos reduzem custos de transporte, pois é possível compartilhar os recursos e dividir despesas, como o aluguel de veículos ou o uso de centros de distribuição.

Gestão de Estoque Just-in-Time

Implementar uma estratégia de gestão de estoque Just-in-Time reduz custos de armazenagem e transporte. Para tanto, é preciso manter níveis de estoque mínimos, pois isso permite economizar espaço de armazenamento e evita custos associados ao armazenamento de grandes quantidades de produtos. Isso requer um gerenciamento preciso do estoque e uma comunicação eficaz com fornecedores para garantir entregas pontuais.

Uso de Tecnologia de Rastreamento

A tecnologia de rastreamento de carga, como GPS e RFID, permite um monitoramento em tempo real das mercadorias em trânsito. Isso não apenas melhora a segurança das mercadorias, mas também permite um controle mais preciso das rotas e do tempo de entrega, identificando oportunidades para otimização.

Implementação de Embalagens Eficientes

A escolha de embalagens adequadas pode fazer uma grande diferença nos custos logísticos. Embalagens que maximizam o espaço de carga e minimizam o desperdício reduzem a necessidade de caminhões adicionais e a manipulação de carga. Além disso, embalagens mais leves diminuem os custos de transporte devido à redução de peso.

Treinamento de Motoristas

Investir em treinamento e desenvolvimento de motoristas gera economia a longo prazo. Motoristas treinados são mais eficientes, economizam combustível e mantêm seus veículos em melhor estado, reduzindo custos de manutenção.

Análise Contínua

Por fim, a chave para a redução contínua de custos logísticos é o monitoramento e a análise contínuos. Regularmente, avalie o desempenho da sua logística, identifique áreas de ineficiência e faça ajustes conforme necessário. Isso garante que sua empresa permaneça ágil e competitiva no mercado.

Conclusão

A redução de custos é uma jornada essencial para o sucesso empresarial. Tenha em mente que não existe uma fórmula única para todas as empresas, e as estratégias devem ser adaptadas à realidade específica de cada organização. Adotando o compromisso constante com a eficiência financeira, as empresas tendem a prosperar mesmo em um ambiente de negócios competitivo.

Agora que você conheceu em detalhes as diversas maneiras de reduzir custos na empresa, caso precise de orientação jurídica conte com a equipe de advogados especializados em Direito Empresarial do escritório Galvão & Silva. Entre em contato conosco, receba um atendimento humanizado e tire suas dúvidas!