Due Diligence de Fornecedores: O que é e Como Funciona ?

A Due Diligence de fornecedores é um processo de investigação e análise realizado por uma empresa para avaliar a integridade, a conformidade e os riscos associados aos seus potenciais ou atuais fornecedores.

Quando uma empresa decide contratar um parceiro ou fornecedor, é importante garantir que eles atendam a certos critérios. A Due Diligence de fornecedores permite que a empresa obtenha informações detalhadas sobre o fornecedor, sua reputação, histórico, capacidade financeira, práticas de negócios, conformidade legal e ética, entre outros aspectos relevantes.

Neste artigo vamos explorar o conceito de Due Diligence de fornecedores, seus objetivos e importância para as organizações. Continue acompanhando.

Quais são os tipos de Due Diligence?

Existem diferentes tipos de Due Diligence que podem ser realizados, dependendo das necessidades e objetivos da empresa. Confira agora alguns dos principais tipos de Due Diligence:

• Due Diligence Financeira: Envolve a análise dos aspectos financeiros do fornecedor, como demonstrações financeiras, fluxo de caixa, endividamento, solidez financeira e capacidade de cumprir obrigações financeiras;

• Due Diligence Legal: Foca na conformidade legal do fornecedor, verificando se o fornecedor está em conformidade com as leis e regulamentações aplicáveis, como questões trabalhistas, ambientais, fiscais, contratuais, entre outras;

• Due Diligence de Qualidade: Avalia a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos pelo fornecedor, verificando se eles atendem aos padrões de qualidade e especificações exigidos pela empresa;

• Due Diligence de Reputação: Investigação da reputação do fornecedor no mercado, consulta a referências comerciais, análise de práticas de negócios, conduta ética e valores corporativos.

A Due Diligence de fornecedores, por sua vez, pode ser considerada uma Due Diligence de qualidade e reputação em sua essência, pois permite que a empresa avalie os riscos associados a uma relação comercial e tome medidas para mitigar esses riscos, mas pode envolver aspectos legais e financeiros também.

Qual a diferença entre Due Diligence e Compliance?

Embora relacionados, Due Diligence e Compliance são conceitos distintos. A Due Diligence é um processo específico de investigação e análise realizado para avaliar um fornecedor antes ou durante a parceria comercial. Por outro lado, o Compliance é um conceito mais amplo que abrange a conformidade com as leis e regulamentações em geral.

O Compliance envolve o estabelecimento de políticas, procedimentos e controles internos para garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis, regulamentos e normas aplicáveis. É um esforço contínuo para assegurar que a empresa opere de forma ética e em conformidade com as diretrizes legais.

A Due Diligence de fornecedores é um componente do programa de Compliance de uma empresa, pois é uma etapa importante para garantir que os fornecedores sejam escolhidos com base em critérios éticos e legais, evitando riscos para a empresa.

Quem faz a Due Diligence de fornecedores?

A Due Diligence de fornecedores pode ser realizada por diferentes stakeholders envolvidos no processo de seleção e avaliação de fornecedores. Geralmente, é responsabilidade do departamento de compras, suprimentos ou outsourcing da empresa conduzir essa Due Diligence.

Esses departamentos são responsáveis por identificar os fornecedores potenciais, coletar as informações necessárias e conduzir as análises e investigações pertinentes. Eles podem contar com o apoio de outras áreas da empresa, como o departamento jurídico, financeiro, de qualidade e de Compliance, para obter uma visão mais abrangente e especializada.

Além disso, em algumas situações, a empresa pode optar por contratar serviços de terceiros especializados em Due Diligence de fornecedores. Essas empresas possuem expertise e recursos específicos para realizar análises mais aprofundadas e elaborar relatórios completos de background check sobre os pretensos fornecedores.

Independentemente de quem realiza a Due Diligence, é importante ter em mente que a equipe responsável deve possuir o conhecimento necessário sobre os requisitos legais, regulatórios e éticos relevantes, além das melhores práticas de Due Diligence, e isso não é pouca coisa. Por isso é recomendada a contratação de profissionais especializados no assunto!

Quanto custa uma Due Diligence de fornecedores?

O custo de uma Due Diligence de fornecedores pode variar dependendo da abrangência e complexidade da análise que será realizada dos fornecedores. Alguns fatores que influenciam o custo incluem o número de fornecedores a serem avaliados, a extensão das verificações necessárias, a necessidade de contratação de serviços externos especializados e a duração do processo.

É importante considerar que o custo da Due Diligence deve ser visto como um investimento para garantir a seleção de fornecedores confiáveis e evitar problemas futuros. A não realização de uma Due Diligence adequada pode levar a riscos legais, financeiros, de reputação e operacionais, que podem ser muito mais altos do que o custo inicial da análise.

Quais documentos para Due Diligence de fornecedores?

Durante a Due Diligence de fornecedores, são coletados diversos documentos e informações relevantes para avaliar a integridade e a conformidade do fornecedor. 

Confira agora alguns exemplos de documentos que podem ser solicitados:

• Documentos legais: Contratos, estatutos sociais, licenças, autorizações, registros comerciais, entre outros;

• Demonstrações financeiras: Balanços patrimoniais, demonstrações de resultados, demonstrações de fluxo de caixa, notas explicativas, relatórios de auditoria, entre outros;

• Documentos trabalhistas: Contratos de trabalho, registros de empregados, políticas de recursos humanos, comprovantes de pagamento de salários e benefícios, entre outros;

• Documentos de Compliance: Políticas, procedimentos e códigos de conduta, registros de treinamentos em Compliance, documentos relativos a controles internos, entre outros;

• Referências comerciais: Contatos de clientes e fornecedores anteriores para obtenção de referências sobre a reputação e a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos pelo fornecedor.

A lista de documentos varia dependendo da natureza da empresa e do setor em que atua. Destarte, é importante adaptar a lista de documentos de acordo com os riscos específicos que a empresa deseja avaliar.

O que é um questionário de Due Diligence?

Um questionário de Due Diligence é uma ferramenta utilizada para coletar informações padronizadas dos fornecedores durante o processo de Due Diligence. O questionário é composto por uma série de perguntas relacionadas à integridade, conformidade, ética e outras áreas relevantes.

Os questionários englobam diversos aspectos, como a estrutura organizacional do fornecedor, políticas de conformidade, histórico de litígios, práticas de sustentabilidade, gestão de riscos, entre outros.

Tenha em mente, portanto, que os questionários de Due Diligence podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa e os requisitos específicos do setor. Eles são uma forma eficiente de coletar informações consistentes e comparáveis de diferentes fornecedores, facilitando a análise e a tomada de decisão.

Por fim, vale frisar que para utilizar questionários de Due Diligence, é importante considerar a confidencialidade das informações disponibilizadas pelos fornecedores e garantir que as perguntas sejam claras, objetivas e relevantes para o objetivo da análise.

Quanto tempo dura uma Due Diligence?

A duração de uma Due Diligence de fornecedores varia dependendo da complexidade da análise, do número de fornecedores envolvidos, da disponibilidade dos documentos e das informações necessárias, bem como do processo interno da empresa.

Em geral, a Due Diligence pode levar de algumas semanas a vários meses para ser concluída. Durante esse período, são realizadas diversas atividades, como coleta de documentos, análise de informações, verificação de antecedentes, visitas às instalações do fornecedor e entrevistas.

É importante considerar que a Due Diligence é um processo contínuo e que, em alguns casos, pode ser necessário realizar atualizações periódicas para garantir que as informações estejam atualizadas e que os fornecedores continuem atendendo aos critérios estabelecidos.

A duração da Due Diligence também pode ser influenciada pela disponibilidade de recursos internos e externos para conduzir a análise. É essencial dedicar o tempo necessário para realizar este processo de forma completa e abrangente, a fim de tomar decisões informadas e reduzir os riscos associados aos fornecedores.

Conclusão

A due diligence de fornecedores permite que as empresas obtenham informações detalhadas sobre a integridade, a conformidade e os riscos associados aos fornecedores, ajudando a mitigar possíveis problemas futuros.

Desta forma, para conduzir uma Due Diligence adequadamente, é importante considerar os diferentes tipos de análise, como a financeira, legal, de qualidade e de reputação, de acordo com as necessidades e os objetivos da empresa. 

Devido à importância dessa ferramenta, é importante dedicar o tempo e os recursos necessários para realizar uma Due Diligence adequada, garantindo que a empresa estabeleça parcerias seguras e confiáveis, reduzindo os riscos legais, financeiros e de reputação associados aos fornecedores.

Os advogados do escritório Galvão & Silva Advocacia estão sempre à sua disposição para ajudar na resolução dos problemas da sua empresa. Contamos com profissionais especializados em Due Diligence de Compliance, que auxiliam sua empresa a estar em conformidade com leis, contratos, regulamentos e outras normas aplicáveis. Considere conversar com um de nossos especialistas e obter insights relevantes para o seu negócio. Entre em contato conosco!