Os documentos públicos emitidos no território de um determinado país precisam passar primeiramente por procedimentos específicos para terem efeito sob outro país. Essa prática reside no fato de que os documentos emitidos em uma nação estrangeira podem não ser automaticamente reconhecidos em outra, devido a diferenças legais, culturais e administrativas. Para poder estabelecer padrões de confiabilidade e segurança em documentos estrangeiros como transações internacionais, processos administrativos e judiciais, entre outros, existe o processo da Legalização de Documentos Estrangeiros. Esse processo funciona como um mecanismo de verificação que certifica a autenticidade da assinatura e a legitimidade do documento emitido.
A legalização de documentos estrangeiros no Brasil entrou em vigor em 14 de agosto de 2016 , com a promulgação do Decreto nº 8.660. Este decreto estabeleceu as diretrizes para a legalização de documentos estrangeiros destinados a produzir efeitos no território brasileiro. Desde então, o processo de legalização de documentos estrangeiros tem sido regulado por diferentes normas e convenções internacionais, simplificando significativamente o processo de reconhecimento de documentos estrangeiros em território brasileiro.
Etapas da Legalização de Documentos Estrangeiros
O processo de legalização de documentos estrangeiros pode variar conforme o tipo de documento e seu país emissor, mas envolve geralmente etapas como apostilamento, legalização consular, registro em órgãos brasileiros competentes, tradução juramentada e validação final.
Apostilamento
Conforme a Convenção de Haia de 1961, muitos países adotaram o sistema de apostilamento, para legalização de documentos estrangeiros. O apostilamento serve então como um procedimento simplificado desse processo, no qual é anexada uma apostila ao documento original, emitida pelas autoridades competentes do seu país de origem.
No Brasil os cartórios de notas e os chamados “Tabelionatos de Protesto”, habilitados pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), são os responsáveis pela legalização de documentos estrangeiros. Esses cartórios estão autorizados a autenticar a assinatura de um tabelião estrangeiro e a conferir a validade de documentos emitidos no exterior para serem reconhecidos no Brasil.
Legalização Consular
A legalização consular (também conhecida por ‘consularização’ ou ‘chancela Consular’) é o processo onde o documento é submetido à análise e validação pelas autoridades consulares do Brasil no país emissor.
Quando um documento estrangeiro passa pelo processo de legalização consular, as autoridades consulares atestam a autenticidade da assinatura, o cargo ou função do signatário e, se aplicável, o selo ou carimbo do órgão emissor.
Essa legalização consular é reconhecida como equivalente ao apostilamento para países não signatários da Convenção de Haia ou em casos mais específicos como, por exemplo, documentos com necessidade de reconhecimento de firma ou autenticação, documentos médicos, documentos destinados a processos de imigração ou casamento no exterior.
Registro em Órgãos Brasileiros Competentes
O registro em órgãos brasileiros competentes se aplica a alguns documentos, como diplomas acadêmicos e certidões de nascimento, que podem precisar ser registrados em órgãos específicos no Brasil para terem validade legal.
Diplomas estrangeiros devem ser registrados no Ministério da Educação ou em universidades brasileiras reconhecidas, por exemplo.
Já nos casos de certidão de nascimento estrangeira, será possível legalizar uma na embaixada ou consulado brasileiro do país onde o documento foi emitido. Por exemplo, se a certidão de nascimento foi emitida nos Estados Unidos, será possível entrar em contato com a Embaixada do Brasil em Washington, D.C., ou com um dos consulados brasileiros localizados em diferentes cidades dos Estados Unidos, como Nova York, Los Angeles, Miami, entre outros. Para encontrar o endereço e as informações de contato da embaixada ou consulado brasileiro no país em questão, há a possibilidade de visitar o site oficial do Ministério das Relações Exteriores do Brasil ou entrar em contato com o Consulado-Geral do Brasil mais próximo.
Geralmente, é necessário o pagamento de taxas consulares associadas ao processo de legalização consular, e em alguns casos, pode haver atrasos adicionais devido a questões como a necessidade de documentos adicionais, verificações de autenticidade mais detalhadas ou volume de solicitações. Mas uma vez legalizado o documento estrangeiro, ele será reconhecido como autêntico.
Após a conclusão da legalização consular, o documento é considerado válido e autenticado para uso no Brasil, sem a necessidade de passar por etapas como o apostilamento. No entanto, dependendo do uso pretendido do documento, pode ser necessário a realização de outros procedimentos, como a tradução juramentada para o idioma oficial do Brasil, antes de sua utilização.
Tradução Juramentada
A tradução juramentada se refere a tradução dos documentos para o idioma oficial do país onde serão utilizados. Para a legalização de documentos estrangeiros, essa é a etapa, realizada por um tradutor público autorizado pelo Poder Judiciário no Brasil, que deve ser anexada ao documento original ou à apostila.
Para facilitar esse processo, as juntas comerciais de cada Estado costumam divulgar a lista de tradutores juramentados do estado por idioma e também a tabela de preços do serviço de tradução juramentada. Geralmente as juntas comerciais mantêm essa lista atualizada nos seus respectivos sites.
Após completar as etapas de apostilamento, legalização consular, registro em órgãos brasileiros competentes e tradução, se aplicável, os documentos são considerados legalizados e podem, enfim, ser utilizados em território brasileiro para os fins específicos para os quais foram solicitados.
É importante ressaltar que o processo de legalização de documentos emitidos fora do Brasil por países não signatários da Convenção de Haia pode ser um processo complexo e demorado. Isso faz com que seja necessário cuidado e uma certa atenção aos detalhes. Por isso, é recomendado sempre verificar os requisitos específicos com as autoridades brasileiras competentes e buscar orientação profissional quando necessário.
Casos que não requerem legalização adicional
Existem casos em que não são necessárias todas as etapas citadas para legalização de documentos estrangeiros no Brasil, principalmente quando há acordos internacionais entre países que dispensam essa formalidade.
Em alguns casos, por exemplo, documentos estrangeiros de uso pessoal como históricos escolares, certidões de nascimento e diplomas acadêmicos, podem ser aceitos sem legalização adicional, desde que acompanhados de uma tradução juramentada para o português.
Outro exemplo são os documentos emitidos por organizações internacionais reconhecidas pelo Brasil, como certificados de cursos ou seminários realizados por instituições internacionalmente reconhecidas, que podem ser aceitos sem a necessidade de legalização adicional.
Além disso, em alguns processos específicos, como solicitação de visto de turismo, algumas embaixadas ou consulados podem aceitar documentos estrangeiros sem exigir legalização adicional, caso cumpram os requisitos estabelecidos pela própria representação diplomática.
Caso real de Legalização de Documentos Estrangeiros no Brasil
Um exemplo real de legalização de documentos estrangeiros, que aconteceu, envolveu a contratação de profissionais estrangeiros por uma grande empresa de consultoria com sede nos Estados Unidos, após ter estabelecido uma filial no Brasil para poder expandir suas operações na América Latina. Nesse caso, a empresa precisava contratar consultores estrangeiros com conhecimento específico para trabalhar em projetos no Brasil.
Para isso, os consultores de origem estrangeira tiveram que passar por um processo de legalização de documentos para poderem, efetivamente, trabalhar no país. A empresa coordenou, juntamente com os consultores, estrangeiros para garantir que todos os documentos necessários estivessem em ordem. Isso incluiu a obtenção de vistos de trabalho adequados para o Brasil, que foram processados através do Consulado Brasileiro nos respectivos países de origem dos consultores.
Além disso, os diplomas e certificados dos próprios consultores estrangeiros ainda precisaram ser legalizados. Mas, a empresa conseguiu facilitar esse processo auxiliando na autenticação dos documentos em seus países de origem, na tradução juramentada para o idioma do português e na validação dos mesmos, com as autoridades brasileiras competentes, como o Ministério da Educação.
Ao final dos procedimentos, os consultores estrangeiros foram legalmente autorizados a trabalhar no Brasil, e puderam contribuir com seus conhecimentos e experiências nos projetos da empresa de consultoria.
Esse processo provavelmente envolveu várias etapas, desde a obtenção dos vistos de trabalho até a legalização dos seus diplomas e certificados. E cada uma dessas etapas pode ter exigido tempo para preparação dos documentos, agendamento de entrevistas ou reuniões, espera por processamento nos consulados ou embaixadas, entre outros recursos usados.
Mais informações sobre a Legalização de Documentos Estrangeiros
Em síntese, a legalização de documentos estrangeiros é um processo complexo e crucial para garantir a validade e o reconhecimento desses documentos no Brasil. Esse procedimento abrange uma série de etapas, desde o apostilamento até a tradução juramentada, dependendo das exigências do país emissor e do tipo de documento.
A Convenção de Haia de 1961 simplificou significativamente o processo de legalização para os países signatários, introduzindo o sistema de apostilamento. Esse método envolve a emissão de um certificado pela autoridade competente do país de origem do documento, atestando sua autenticidade.
No Brasil, o apostilamento é realizado por cartórios autorizados, facilitando a validação de documentos emitidos em países membros da convenção. No entanto, para países não signatários da Convenção de Haia, ou para documentos que não podem ser apostilados, o processo de legalização consular ainda é necessário. Isso envolve a autenticação dos documentos pela embaixada ou consulado do país emissor, garantindo sua validade no contexto brasileiro.
Além disso, muitos documentos estrangeiros estão em idiomas diferentes do português, exigindo tradução juramentada para serem aceitos pelas autoridades brasileiras. Esse processo é realizado por tradutores públicos juramentados, que garantem a fidelidade e a precisão da tradução.
Certos documentos, como diplomas acadêmicos, podem exigir registro adicional em órgãos competentes no Brasil, como o Ministério da Educação, para terem validade legal no país. Essas etapas adicionais visam garantir que os documentos estrangeiros atendam aos padrões e requisitos brasileiros.
Ignorar ou negligenciar o processo de legalização pode resultar em complicações legais e dificuldades na validação dos documentos no Brasil. Portanto, é fundamental seguir corretamente todas as etapas e buscar orientação especializada quando necessário.
Conclusão
Acompreensão detalhada e a correta execução dos procedimentos de legalização são essenciais para garantir a legitimidade e a validade legal dos documentos estrangeiros no Brasil.
Este processo, embora possa parecer complexo, é fundamental para a integração eficaz de documentos estrangeiros no contexto jurídico brasileiro, promovendo assim a segurança jurídica e a confiança nas transações internacionais. Isso acontece porque facilita o reconhecimento de documentos estrangeiros no país, promovendo a mobilidade internacional e a cooperação em diversas esferas. É um elemento chave para indivíduos e organizações que operam em um contexto globalizado.
O campo da legalização de documentos estrangeiros está em um processo de constante evolução, adaptando-se às mudanças tecnológicas e às necessidades de um mundo interconectado. À medida que avançamos para 2024 e além, é provável que essas tendências continuem a influenciar como os documentos são legalizados e reconhecidos internacionalmente. Ainda possui alguma dúvida? Entre em contato conosco do escritório Galvão & Silva teremos prazer em atender suas demandas.
Galvão & Silva Advocacia
Artigo escrito por advogados especialistas do escritório Galvão & Silva Advocacia. Inscrita no CNPJ 22.889.244/0001-00 e Registro OAB/DF 2609/15. Conheça nossos autores.
